Biała lista podatników VAT to inaczej wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Wykaz jest prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (szefa KAS) i funkcjonuje od września 2019 roku. Zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT - zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
 
Od stycznia 2020 roku istnieje obowiązek zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego wykazanego na „białej liście” w każdym przypadku gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
 
W przypadku braku płatności w wyżej opisany sposób podatnik ponosi negatywne konsekwencje w postaci:

• braku możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
• ryzyka odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

 
Od negatywnych konsekwencji podatnik może uwolnić się jeżeli najpóźniej w ciągu 7 dni od wysłania przelewu na niewłaściwy rachunek poinformuje o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności (ZAW-NR). Dodatkowo, sankcje za dokonanie płatności na rachunek bankowy, którego nie ma na białej liście, nie ziszczą się, o ile płatność zostanie dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
 
Jeżeli natomiast przedmiotem najmu jest nieruchomość pozostająca w majątku prywatnym wynajmującego najemca nie ma obowiązku wpłacać czynszu na rachunek znajdujący się w wykazie zarejestrowanych podatników VAT. Ponadto, nie ma konieczności, by najemca składał zawiadomienie ZAW-NR. Aby uniknąć powyższych obowiązków warto posiadać  informację od wynajmującego – zawartą w umowie najmu lub odrębną, z której będzie wynikało, ze wynajmowana nieruchomość stanowi majątek prywatny.
Powyższe stanowisko potwierdzają interpretacje indywidualne:

• interpretacja indywidulana Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 maja 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.223.2023.1.JG
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 kwietnia 2023 sygn. 0111-KDIB1-1.4010.214.2023.1.MF
• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 12 marca 2020 roku nr 0111-KDIB1-2.4010.499.2019.4.ANK.
• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 5 marca 2020 roku nr 0111-KB2-1.4010.602.2019.2.PB