Polski przedsiębiorca pragnący zatrudnić w swojej firmie cudzoziemca musi liczyć się z szeregiem formalności i obowiązków z tym związanych. O kwestii prawa regulującego możliwości podjęcia pracy przez cudzoziemców pisaliśmy wcześniej. Opisaliśmy również przypadki, w których pozwolenie na pracę nie jest wymagane oraz procedurę uzyskania pozwolenia w przypadku obowiązku jego posiadania.

Czym powinien zająć się pracodawca po analizie zasad współpracy z cudzoziemcem i przejściu skomplikowanej procedury legalizacji zatrudnienia ?

Kolejnym problemem jest kwestia ustalenia zasad opodatkowania i ozusowania uzyskiwanego przez niego wynagrodzenia.

Zasadniczo, o obowiązku ubezpieczeń społecznych decyduje miejsce wykonywania pracy i rodzaj zawartej umowy. Natomiast o opodatkowaniu decyduje miejsce zamieszkania osoby fizycznej, miejsce wykonywania pracy i źródło pozyskiwania dochodów.

Zgodnie z ustawą o ubezpieczeniach społecznych obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby fizyczne, które na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

są pracownikami,
wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej/umowy zlecenie,
lub wykonują pracę na podstawie innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się zgodnie z kodeksem cywilnym przepisy dotyczące zleceń.
Polskie ubezpieczenia społeczne obejmują zatem wszystkie osoby, które wykonują pracę na rzecz polskiego pracodawcy na terenie Polski, bez względu na ich obywatelstwo czy adres zamieszkania. Cudzoziemca należy zgłosić do ZUS z tytułu zawartej umowy o pracę bądź (w przypadku podlegania) w przypadku umowy zlecenia. Jeśli cudzoziemiec będzie podlegać wszystkim ubezpieczeniom, wówczas zgłoszenie powinno być dokonane na druku ZUS ZUA, jeśli natomiast tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, wówczas zgłoszenie należy złożyć na druku ZUS ZZA – w obu przypadkach w terminie do 7 dni kalendarzowych od chwili rozpoczęcia umowy. Następnie za cudzoziemca zatrudnionego na terytorium Polski powinno się również rozliczać składki w imiennych raportach miesięcznych takich jak ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RZA, a także w deklaracji rozliczeniowej DRA.

Inaczej wygląda sprawa rozliczania podatku dochodowego. Podatek można rozliczyć na zasadach ogólnych, z zastosowaniem podatku zryczałtowanego, albo stosując umowę o unikaniu podwójnego podatku. To, w jaki sposób rozliczać podatki wynikające z umowy z cudzoziemcem, jest uzależnione od rezydencji podatkowej cudzoziemca.
Zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji. Oznacza to, że jeżeli płatnik nie posiada certyfikatu rezydencji podatkowej, zobowiązany jest pobrać podatek w wysokości 20% od przychodu (art. 29 ust. 1 ustawy). Stosownie do postanowień art. 41 ust. 4 ustawy od przychodów wymienionych w art. 29 ust. 1 ustawy płatnikiem są osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne oraz ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej.

Warto zatem jest posiadać certyfikat rezydencji podatkowej cudzoziemca, ponieważ pozwala on na zastosowanie właściwych umów o unikaniu podwójnego podatku.

Czym jest certyfikat rezydencji? W dużym skrócie cytując ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych, certyfikat rezydencji to nic innego jak zaświadczenie o miejscu zamieszkania (siedziby) podatnika dla celów podatkowych, które jest wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Taki certyfikat potwierdza to, w którym państwie dana osoba powinna opłacać podatek.

W kwestii rozliczania dochodów osiąganych przez cudzoziemców bowiem istotne jest czy taka osoba zamieszkuje na terytorium Polski, czyli czy posiada status polskiego rezydenta. Cudzoziemcowi przysługuje prawo do statusu rezydenta polskiego, jeśli spełnia któryś z tych warunków:

posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych,
przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Jeśli cudzoziemiec jest podatnikiem polskiej rezydencji podatkowej, ciąży na nim nieograniczony obowiązek podatkowy (czyli podlega on obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce położenia źródła przychodów). Jeśli natomiast podatnik ma w Polsce status nierezydenta, ciąży na nim ograniczony obowiązek podatkowy (czyli powinien odprowadzać podatek jedynie od tych dochodów, które osiąga na terytorium Polski).

Cudzoziemiec zatrudniony na umowę o pracę i będący polskim rezydentem na koniec roku powinien otrzymać od polskiego pracodawcy Pit-11. Jako miejsce zamieszkania cudzoziemca należy w nim wskazać adres na terytorium Polski, i przekazać deklarację naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika w Polsce. Jeśli natomiast chodzi o nierezydentów polskich, deklarację Pit-11 należy przekazać do urzędu skarbowego właściwego dla nierezydentów, a wcześniej jako miejsce zamieszkania wskazać na deklaracji adres zagraniczny.

Jeśli cudzoziemiec jest polskim rezydentem, to z tytułu umowy cywilnoprawnej obowiązują go takie same zasady opodatkowania, jakie obowiązują polskich obywateli. Pracownik i urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania pracownika w Polsce otrzymują pod koniec roku Pit-11, w którym jako miejsce zamieszkania podatnika jest wskazany adres na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
Jeśli cudzoziemiec jest polskim nierezydentem, ale przedstawi certyfikat rezydencji z kraju, w którym Polska ma podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, a przy tym jest zatrudniony na umowę zlecenie, wówczas należy pobrać podatek wskazany w takiej umowie.

Jeśli natomiast cudzoziemiec przedstawił certyfikat rezydencji z kraju, z którym Polska nie podpisała umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, i jest przy tym zatrudniony na umowę zlecenie, wówczas podatek od przychodów uzyskanych na terytorium RP pobierany jest w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu.

Po zakończeniu roku zleceniodawca musi wystawić dla pracownika zagranicznego IFT-1R, a następnie przekazać ją do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nierezydentów.

Jeśli zleceniobiorca chce opuścić Polskę, zleceniodawca jest zobowiązany wystawić mu, na wniosek pisemny, IFT-1 w terminie do 14 dni.

Interesuję Cię temat zatrudnienia cudzoziemców w naszym kraju, zobacz również:

Zatrudnienie cudzoziemca (cz.1) – zasady i uwarunkowania prawne Zatrudnienie cudzoziemca (cz.2) – formalności prawne czyli od czego zacząć