Chcąc zatrudnić u siebie obywatela obcego państwa, w pierwszej kolejności pracodawca musi ustalić, do jakiej grupy cudzoziemców należy ta osoba z punktu widzenia dostępu do pracy na rynku polskim. Pozwolenie na pracę nie jest wymagane w kilkunastu przypadkach, które regulują m.in. umowy międzynarodowe, Traktat UE oraz ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 149 z późn. zm.) i Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 95).

Zasadniczo pozwolenie na pracę nie jest wymagane w przypadku, gdy chcemy zatrudnić pracownika:

• obywatela Unii Europejskiej,
• obywatela Białorusi, Rosji lub Ukrainy, ale okres zatrudnienia nie może być dłuższy niż 6 miesięcy w ciągu roku.

O zatrudnieniu pracowników z Unii Europejskiej decyduje obywatelstwo. Zgodnie z zasadą swobody przepływu osób cudzoziemcy, obywatele Unii nie potrzebują uzyskiwać pozwolenia na pracę w Polsce.

Cudzoziemcy zza wschodniej granicy Polski - obywatele: Ukrainy, Białorusi lub Rosji mogą pracować w naszym kraju bez zezwolenia na pracę, przez okres sześciu miesięcy w ciągu roku na podstawie wizy z prawem do pracy. Warunkiem uzyskania wizy z prawem do pracy na okres nie przekraczający pół roku jest zarejestrowanie przez pracodawcę specjalnego oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy obywatelowi Republiki Białoruś, Republiki Mołdowy, Federacji Rosyjskiej Lub Ukrainy w urzędzie pracy właściwym dla miejsca siedziby firmy. Następnie pracodawca oświadczenie to wysyła cudzoziemcowi, a on tej podstawie w polskiej placówce dyplomatycznej na terenie kraju zamieszkania otrzymuje wizę.

Jeśli pracodawca chciałby uzyskać pozwolenie na pracę dla cudzoziemca musi ze stosownym wnioskiem wystąpić do wojewody. Powinien przy tym wykazać, że odpowiedniego kandydata na dane stanowisko nie mógł znaleźć wśród obywateli polskich, jak również krajów UE/EOG. Pracodawca bowiem powinien dążyć do jak najpełniejszego wykorzystania miejscowego potencjału, poszukując pracowników wśród polskich obywateli. Dlatego też oprócz zgłoszenia wolnego miejsca zatrudnienia w urzędzie pracy powinien zamieścić ofertę pracy w gazecie, Internecie, a także umieścić w bazie EURES. Ponadto aby mógł wystąpić o zgodę na zezwolenie na pracę dla obcokrajowca nie może znajdować się w stanie upadłości lub likwidacji, musi posiadać lokal na prowadzenie działalności gospodarczej, ponadto w jego firmie musi być zarejestrowany co najmniej jeden Polak.

Pracodawca występując do wojewody z wnioskiem o pozwolenie na zatrudnienie cudzoziemca powinien złożyć szereg dokumentów, wśród których znajdziemy zarówno wniosek wraz z potwierdzeniem opłaty jak i dokumenty założycielskie pracodawcy.

Kolejnym krokiem jest otrzymanie przez pracodawcę przyrzeczenia wydania obcokrajowcowi zezwolenia na pracę. Przyrzeczenie to otrzymuje od wojewody, który jednak w pewnych przypadkach może odmówić, np. w sytuacji jeśli pracodawca bez uzasadnionej przyczyny nie zatrudni bezrobotnych lub poszukujących pracy skierowanych przez urząd pracy na oferowane stanowisko. Wojewoda może również odmówić np. w sytuacji, gdy pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca, któremu brak odpowiednich kwalifikacji, albo gdy we wniosku podane są nieprawdziwe dane osobowe lub fałszywe informacje.

Pracodawca nie otrzyma przyrzeczenia także, jeśli obcokrajowiec, którego chce zatrudnić został skazany w Polsce na karę pozbawienia wolności, a w przypadku wyroku w zawieszeniu - do czasu upływu okresu zawieszenia.

Gdy pracodawca otrzyma od wojewody przyrzeczenie wydania obcokrajowcowi zezwolenia na pracę przesyła je do cudzoziemca, a ten na podstawie tego przyrzeczenia stara się o dokumenty legalizujące jego pobyt w Polsce. Kiedy je otrzyma rozpoczyna się procedura związana z wydaniem mu zezwolenia na wykonywanie pracy na terenie Polski. Pracodawca składa pisemny wniosek do wojewody, a ten po uwzględnieniu sytuacji na lokalnym rynku pracy (informację na ten temat otrzymuje na podstawie opinii z urzędu pracy) wydaje decyzję. Zezwolenie zostaje wydane zazwyczaj na okres 12 miesięcy (tylko w województwie lubelskim na 24 miesiące).

Po odebraniu zezwolenia pracodawca może podpisać umowę o pracę z cudzoziemcem.

Zobacz również: Zatrudnienie cudzoziemca (cz.1) – zasady i uwarunkowania prawne