E-commerce w praktyce

Zgodnie z założeniami pakietu VAT e-commerce, rozliczanie transakcji e-commerce funkcjonuje na podobnych zasadach w całej  Unii Europejskiej. Podatnicy korzystający ze szczególnych procedur mogą stosować przepisy obowiązujące jedynie w kraju identyfikacji. Co więcej, podatnicy zarejestrowani do OSS prowadzą elektroniczne ewidencje i elektronicznie składają deklaracje.

Definicje i pojęcia

OSS - One Stop Shop
WSTO - Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość

Fakturowanie

Jak wynika z regulacji dotyczących tzw. pakietu VAT e-commerce, faktury wystawia się zgodnie z przepisami państwa członkowskiego identyfikacji, czyli kraju, w którym podatnik zarejestrował się na potrzeby OSS. W przypadku podmiotów zarejestrowanych w Polsce należy zatem stosować polskie regulacje w zakresie faktur. 

Dla podmiotów korzystających z procedur szczególnych (OSS), polski ustawodawca przewidział fakultatywność wystawiania faktur. Według polskiej ustawy o VAT, podatnicy zidentyfikowani w Polsce na OSS nie mają obowiązku dokumentowania tych transakcji fakturami, jednak mogą zdecydować się na dokumentowanie nimi sprzedaży.

Przykład
Podatnik zidentyfikowany dla celów OSS w Polsce dokonuje WSTO z Polski do Niemiec. Zastosowanie znajdą polskie przepisy w zakresie faktur.

Stosowanie kas fiskalnych

Obowiązek stosowania kas fiskalnych zasadniczo dotyczy sprzedaży realizowanej na terytorium kraju na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Dla transakcji rozliczanych w ramach OSS, których miejsce opodatkowania znajduje się w Polsce, obecnie obowiązujące przepisy rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwolnień przewidują zwolnienie z tego obowiązku. Oznacza to, że według polskich regulacji podatnik rozliczający transakcje w ramach OSS, których miejscem opodatkowania jest Polska, nie ma obowiązku stosowania kas fiskalnych.

Dokumentacja potwierdzająca WSTO

W ewidencji prowadzonej dla procedury OSS powinny znaleźć się wszystkie transakcje WSTO realizowane przez podatnika, jeżeli zostały prawidłowo udokumentowane. W praktyce oznacza to, że aby podatnik mógł uznać transakcję za podlegającą ewidencji OSS, musi posiadać dowody na dostarczenie towaru do konsumenta. Przepisy w tym zakresie przypominają regulacje dotyczące dowodów dla WDT.

W przepisach przewidziano, że podatnik musi posiadać dowody tego, że towary dojechały z terytorium kraju do państwa konsumpcji, czyli państwa, w którym jest konsument. Przede wszystkim mogą to być dokumenty od kuriera (przewoźnika) oraz dokumenty potwierdzające odbiór towaru, które łącznie potwierdzą dostarczenie towaru za granicę. Jeżeli dokumenty nie dają jednoznacznego potwierdzenia, to podatnik może posiłkować się innymi dowodami. Przykładowo, pomocna może być korespondencja z nabywcą czy potwierdzenia płatności (ostatecznie, nie zawsze jest akceptowana).

Jeżeli dostawca nie posiada dowodów dostarczenia towaru, to transakcja jest traktowana jak krajowa dostawa towarów, a nie jak WSTO. Mimo to, podatnik nie wykazuje transakcji od razu w danym okresie rozliczeniowym, ale czeka do kolejnego. Jeżeli do końca terminu na złożenie deklaracji za ten drugi okres rozliczeniowy podatnik nie otrzyma potwierdzenia, to wówczas musi w JPK_V7 wykazać dostawę jako krajową. W tym zakresie mogą pojawić się wątpliwości, o który okres rozliczeniowy chodzi: czy o kwartalny dla deklaracji w OSS, czy o miesięczny dla JPK_V7. Przepisy odwołują się do artykułu mówiącego o ewidencji w JPK_V7, więc wydaje się, że właściwy będzie okres miesięczny.
Jeżeli podatnik otrzyma później odpowiednie dokumenty, to będzie mógł skorygować JPK_V7 i wykazać transakcję jako WSTO w raportowaniu OSS za okres, w którym otrzymał potwierdzenie odbioru towaru przez konsumenta.

Przykład
Podatnik zarejestrowany do procedury OSS wysłał w lipcu 2021 r. towar do konsumenta w Niemczech. W sierpniu 2021 r. podatnik otrzymał od kuriera potwierdzenie odbioru towarów przez klienta oraz fakturę za usługę kurierską. Oprócz tego podatnik posiada potwierdzenie zapłaty za towar oraz komentarz do transakcji od klienta w swoim sklepie online. W związku z tym podatnik wykazuje transakcję jako WSTO za III kwartał 2021 r.

Rejestracja w systemie OSS

W celu rozliczania podatku VAT w ramach szczególnej procedury OSS wymagane jest złożenie zgłoszenia rejestracyjnego do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który po weryfikacji zgłoszenia przesyła do podatnika komunikat o przyjęciu lub odmowie przyjęcia do procedury szczególnej.
W zakresie rejestracji wymagane jest złożenie wypełnionego zgłoszenia rejestracyjnego dla właściwej procedury szczególnej (unijnej lub nieunijnej) przy jednoczesnym zachowaniu terminu wynikającego z obowiązujących przepisów prawa. W przypadku działania przez pełnomocnika należy złożyć oryginał pełnomocnictwa na formularzu PPS-1.
Rejestracja jest skuteczna od pierwszego dnia kwartału kalendarzowego następującego po kwartale, w którym podatnik złożył zgłoszenie do procedury OSS.
Jednak w przypadku, gdy podatnik rozpoczął dokonywanie dostaw towarów przed tą datą, ich rozliczanie w ramach procedury unijnej lub nieunijnej zacznie obowiązywać od pierwszego dnia dokonywania dostaw towarów, pod warunkiem, że podatnik – do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym po raz pierwszy dokonał dostawy towarów – zgłosi naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście rozpoczęcie działalności w ramach procedury szczególnej.
W takim przypadku podatnik będzie obowiązany do złożenia deklaracji VAT obejmującej kwartał kalendarzowy, w którym miało miejsce pierwsze świadczenie usług/dostawa towarów.

Ewidencja w systemie OSS

Ewidencja dla WSTO powinna być prowadzona niezależnie od tego, czy dostawca przekroczył, limit 42 tys. zł, powyżej którego dostawy powinny być opodatkowane w kraju konsumpcji. Ewidencja powinna być prowadzona elektronicznie i przechowywana przez podatnika przez okres 10 lat. Zapisy w ewidencji mają umożliwiać kontrolę rozliczeń podatkowych w odniesieniu do każdego towaru i każdej usługi objętej systemem OSS.
Zakres danych, jakie powinny się znaleźć w ewidencji, został uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym VAT 282/2011.

Ewidencja musi zawierać następujące informacje:

• państwo członkowskie konsumpcji, w którym są dokonywane dostawy towarów lub są świadczone usługi.
• rodzaj świadczonych usług lub opis i liczba towarów będących przedmiotem dostawy
• data świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów
• podstawa opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty
• wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania
• zastosowana stawka VAT
• kwota należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty
• data i kwota otrzymanych płatności
• wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług
• w przypadku gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze
• wszelkie dowody dotyczące możliwości zwrotów towarów, w tym podstawa opodatkowania i zastosowana stawka VAT.

 
Ewidencja jest przesyłana organowi podatkowemu na żądanie. Podatnik ma wówczas 14 dni na przekazanie elektronicznej ewidencji. 

Przykład
Żądanie przesłania ewidencji zostało wysłane przez polski organ podatkowy (jest nim Drugi Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście). Podatnik powinien przekazać informacje o tych dostawach towarów, których wysyłka rozpoczęła się lub zakończyła w Polsce oraz o tych usługach, których miejsce świadczenia jest w Polsce i które są rozliczane przez OSS.
Może również dojść do sytuacji, w której podatnik zarejestrowany dla celów OSS w Polsce i wysyłający towary tylko z Polski, zostanie poproszony przez np. francuski organ podatkowy do przesłania tej części ewidencji, która dotyczy wysyłki towarów do konsumentów we Francji.

Deklaracje OSS

Rejestracja firmy oraz kolejno deklaracje elektroniczne są składane do jednego urzędu skarbowego właściwego dla kraju rejestracji (w Polsce jest to Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście). Deklaracje składane są w okresach kwartalnych, w terminie do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.
W deklaracji OSS wykazuje się wyłącznie podatek należny z tytułu transakcji do konsumentów z innych krajów UE. W związku z tym, podatnicy powinni przeanalizować, w których krajach ponoszą wydatki oraz w jaki sposób zamierzają odzyskiwać VAT naliczony w różnych jurysdykcjach.

Przykład
Jeśli polski dostawca ponosi wydatki w Czechach, a nie jest tam zarejestrowany dla celów VAT, to może skorzystać z procedury zwrotu VAT dla podmiotów unijnych przewidzianej w IX dyrektywie określającej zasady zwrotu VAT podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu.

Korekty transakcji nie odbywają się przez korektę poprzednio złożonej deklaracji. W przypadku np. zwrotów towarów czy korekt ceny, podatnik będzie mógł skorygować wcześniej wykazane transakcje w deklaracji bieżącej. Ma na to trzy lata.
Kwoty w deklaracji powinny być wykazywane w euro. Dla celów przeliczenia walut stosuje się kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny w ostatnim dniu danego kwartału, a jeżeli nie zostanie opublikowany w tym dniu, to kurs wymiany opublikowany następnego dnia.

Zapłata podatku VAT OSS

W terminie złożenia deklaracji podatnik wpłaca podatek w walucie EURO na rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście właściwy dla wpłat podatku w procedurze OSS.
Jeżeli podatnik będzie wpłacał podatek z rachunku złotowego, to bank sam przeliczy wpłacaną kwotę na euro, co może powodować różnice w zastosowanych kursach (przez podatnika i przez bank) i np. niedopłaty podatku na rachunku urzędu.
Na podstawie złożonej deklaracji urząd skarbowy rozdysponowuje odpowiednie kwoty VAT do państw konsumpcji.

Rachunek właściwy dla zapłaty podatku to rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście: 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000.
Aby płatność została prawidłowo przypisana do deklaracji, w tytule wpisać trzeba tylko i wyłącznie otrzymany numer UNR. Wpłaty opisane w inny sposób np. płatność za trzeci kwartał 2021 OSS, bądź z użyciem prawidłowego UNR ale z dopiskiem np. Deklaracja OSS UNR…, mogą zostać odrzucone i zwrócone na rachunek wpłacającego. Przykładowy UNR dla procedury unijnej OSS to: PL/PLXXXXXXX/Q3.2021

Podsumowanie i najważniejsze informacje

• brak obowiązku wystawiana faktur vat
• brak obowiązku kasy fiskalnej
• transakcje w walucie kraju wysyłki oraz według stawek vat kraju wysyłki
• konieczność posiadania dowodów dostarczenia towaru do klienta
• obowiązek prowadzenia ewidencji według opisanych wyżej zasad, ewidencję należy przechowywać przez 10 lat
• rejestracja elektroniczna (VIU-R) w wyspecjalizowanym urzędzie skarbowym – Drugi  Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście – po rejestracji podatnik otrzymuje numer UNR, którego musi używać przy dokonywaniu płatności VAT
• kwartalne deklaracje elektroniczne (VIU-DO), w deklaracjach wykazany tylko vat należny w walucie EURO; termin złożenia –do końca miesiąca po kwartale (uwaga- termin nie przesuwa się na kolejny dzień roboczy jeżeli wypada w dzień wolny – kary za nieterminowe składanie deklaracji)
• płatność vat w EURO w terminie złożenia deklaracji; wpłaty podatku należy dokonać w walucie EURO na rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście w opisany wyżej sposób