Podatnicy dokonujący rozliczenia podatkowego w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów w myśl rozporządzenia Ministra Finansów obowiązani są do prowadzenia ewidencji wyposażenia.
Przypomnijmy, iż zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych do środków trwałych zaliczymy składniki majątku jeżeli przewidywany okres ich używania jest krótszy niż jeden rok lub jeżeli ich wartość początkowa jest niższa niż 3.500 złotych.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1.500 zł. Majątek rzeczowy o niższej wartości stanowi zasadniczo również wyposażenie, jednak nie ma obowiązku jego ewidencjonowania. W ewidencji wyposażenia należy zatem umieścić składniki majątku o wartości wyższej niż 1.500 zł, a niższej niż 3.500 zł. Bez znaczenia pozostaje przewidywany okres używania tych składników.

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia. Ponadto, powinien znaleźć się w niej numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia. W przypadku likwidacji wpisujemy datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia. Podatnik jest zobowiązany dokonywać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania. Zgodnie z rozporządzeniem podatnicy, którzy w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w formie karty podatkowej albo zakładają po raz pierwszy ewidencję wyposażenia, dokonują wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji. Zauważyć warto, że brak ewidencji wyposażenia nie powoduje braku możliwości zaliczenia wydatku na nabycie danego składnika wyposażenia do kosztów uzyskania przychodu bowiem zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych innym zasadom i przepisom. Nieprowadzenie ewidencji może jednak narazić podatnika na nałożenie kary za jej brak oraz kwestionowanie przez organy podatkowe wydatków ponoszonych np. na eksploatację czy też naprawy składników wyposażenia. Zobacz również: Urlopy i zasiłki macierzyńskie