Coraz częściej zdarza się, iż przedsiębiorstwa organizują imprezy okolicznościowe np. uroczystości związane z obchodami jubileuszu firmy. Ponoszą z tego tytułu szereg wydatków związanych m.in. z wynajmem obiektu, oprawą artystyczną, ochroną i opieką medyczną, obsługą techniczną, materiałami promocyjno-reklamowymi, cateringiem itp. Czy wydatki te sfinansowane ze środków obrotowych firmy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?

Niewątpliwie jubileusz firmy stanowi dobrą okazję do integracji jej pracowników, jak również do umocnienia pozycji firmy na rynku. Kwestia rozliczenia skutków podatkowych związanych z zorganizowaniem jubileuszu firmy jest jednak złożona i wymaga szczegółowego komentarza z uwzględnieniem aktualnych interpretacji organów podatkowych oraz orzeczeń sądów administracyjnych.

W myśl ogólnej reguły rozpoznawania kosztów podatkowych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w zamkniętym katalogu zawartym w art. 23 updof (odpowiednio art. 16 ust. 1 updop). Koszty te powinny być zatem funkcjonalnie związane z prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą, racjonalne i obiektywnie uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, jak również prawidłowo udokumentowane.

Kwalifikacja podatkowa wydatków poniesionych na zorganizowanie imprezy z okazji jubileuszu firmy jest inna w części dotyczącej jej pracowników, a inna w części dotyczącej gości spoza tej firmy.

Zgodnie z dotychczas ugruntowaną wykładnią, wydatki poniesione ze środków obrotowych na organizację imprezy okolicznościowej, w tej części, w której dotyczą pracowników firmy, co do zasady, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy, jako tzw. koszty pracownicze, spełniające przesłanki określone w ogólnej definicji kosztów podatkowych, zamieszczonej w art. 15 ust. 1 updop i w art. 22 ust. 1 updof. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że organy podatkowe w ostatnio wydawanych interpretacjach kładą szczególny nacisk na ustalenie celu, w jakim została zorganizowana konkretna impreza okolicznościowa.

Przedsiębiorca, organizując dla pracowników określoną imprezę, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające m.in. na konsumpcji nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. W tym właśnie duchu wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 5 marca 2014 r., nr IPPB5/423-992/13-4/KS, który wskazał, że: "(…) wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na konsumpcję (jedzenie i napoje) sfinansowane ze środków obrotowych na imprezę integracyjną dla pracowników Spółki z okazji 5-lecia firmy, na której były omawiane kwestie wyników finansowych firmy, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu".

Odpowiedź na pytanie w części dotyczącej kosztów związanych z uczestnictwem osób spoza firmy wymaga rozstrzygnięcia, czy koszty imprezy jubileuszowej stanowią koszty reprezentacji czy też są wydatkami reklamowo-promocyjnymi, zachęcającymi do zakupu towarów lub usług, mającymi na celu zwrócenie uwagi na przedsiębiorstwo.

Zasadniczo można bowiem przyjąć, że jeśli wstęp na imprezę jubileuszową jest „otwarty” oraz celem organizacji imprezy jest promocja marki firmy i jej produktów, to wydatki na organizację takiej imprezy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, gdyż będą to wydatki o charakterze reklamowo-promocyjnym. Przy czym przez imprezę otwartą należy rozumieć imprezę, w której mogą wziąć udział zarówno pracownicy firmy i zaproszeni goście oraz również osoby trzecie (np. mieszkańcy miasta, pozostałe osoby). Natomiast promowaniem marki i produktów firmy może być przykładowo realizowane poprzez zorganizowanie prezentacji o spółce degustacji jej produktów, zamieszczenie na obiekcie, w którym odbywa się impreza - banerów reklamowych, rozdawanie uczestnikom imprezy różnego rodzaju firmowych materiałów reklamowych.

Uznać należy, iż jeśli impreza jest organizowana dla ograniczonego grona osób w postaci przyjęcia np. dla wybranych pracowników i zaproszonych kontrahentów to będzie miała charakter reprezentacji.