Aby odpowiedzieć na pytanie czy od wynagrodzenia otrzymanego z tytułu umowy o pracę zawartej z zagranicznym pracodawcą jest obowiązek płacić składki ZUS należy rozważyć dwie sytuacje – odpowiedź będzie inna w zależności od tego czy pracodawca jest przedsiębiorcą z Unii Europejskiej czy też spoza UE.

Pracodawca z kraju UE, zatrudniający pracownika w celu wykonywania przez niego pracy na terytorium Polski, musi zarejestrować się jako płatnik polskiego ubezpieczenia w ZUS i płacić składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnianego pracownika. Jako płatnik dokonuje zgłoszenia do wyspecjalizowanego I Oddziału ZUS w Warszawie. Zgłoszenie powinno być poprzedzone uzyskaniem numeru NIP przez pracodawcę. Zgłoszenia w ZUS należy dokonać w ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika, mającego wykonywać pracę na terytorium Polski. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZPA – w przypadku pracodawców będącymi osobami prawnymi lub ZUS ZFA – w przypadku pracodawców będących osobami fizycznymi. Po dokonaniu rejestracji płatnika pracodawca zagraniczny musi dokonać zgłoszenia imiennego swojego pracownika (formularz ZUS ZUA).

Pracodawca zagraniczny działa jak pracodawca polski i do 15 dnia każdego miesiąca musi przesyłać do ZUS deklaracje rozliczeniowe za miesiąc poprzedni oraz wpłacać kwoty składek, obliczanych tak samo jak przy zatrudnianiu przez pracodawców polskich, zgodnie z polskim prawem ubezpieczeń społecznych. Również w tym przypadku obowiązuje zasada, że składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i składki na Fundusz Pracy przekazuje się na trzy odrębne rachunki bankowe.

Ponieważ wymienione obowiązki mogłyby zniechęcić pracodawcę z UE (bariera językowa, przelewy zagraniczne), istnieje możliwość przerzucenia ich na pracownika zatrudnionego przez przedsiębiorcę zagranicznego. Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem mającym wykonywać pracę na terytorium Polski umowę, na podstawie której obowiązki płatnika zostaną przerzucone na tego pracownika. Umowa może przewidywać dodatkowe wynagrodzenie dla pracownika z tytułu wykonywania wymienionych obowiązków. Dla bezpieczeństwa obydwu stron umowa taka powinna również zawierać postanowienia dotyczące zasad jej wypowiadania i rozwiązywania. W razie rozwiązania takiej umowy pracownik musi poinformować o tym ZUS. Nie ma przeszkód, aby postanowienia obejmujące wykonywanie przez pracownika obowiązków płatnika znalazły się w samej umowie o pracę. W razie zawarcia takiej umowy zgłoszenia płatnika dokonuje pracownik w oddziale ZUS, właściwym ze względu na jego miejsce zamieszkania (a nie w I Oddziale ZUS w Warszawie). Na pracowniku ciążą wówczas również obowiązki składania deklaracji miesięcznych oraz comiesięcznej zapłaty składek na ubezpieczenie.

W razie zawarcia umowy o pracę z pracodawcą spoza UE niemającym w Polsce siedziby ani oddziału pracodawca taki nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne za pracownika wykonującego pracę na terytorium Polski. Obowiązku takiego nie ma również pracownik, choć może on ubezpieczyć się dobrowolnie.