Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) umożliwiają wybór jednej z dwóch metod zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów – metodę uproszczoną (kasową) i metodę memoriałową.

Metoda kasowa polega na tym, że koszty uzyskania przychodów potrącane są tylko w tym roku, w którym zostały poniesione . Przy stosowaniu tej metody wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Bez znaczenia pozostaje okres, jakiego wydatki te dotyczą. Podatnicy stosujący tę metodę mogą uwzględniać w swej księdze koszty poniesione w danym roku podatkowym nawet wówczas, gdy przychód związany z tym kosztem osiągnięty zostanie w latach przyszłych.

Metoda memoriałowa to metoda, którą zobowiązane są stosować podmioty prowadzące pełną księgowość. Podmioty prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą stosować metodę memoriałową pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Jest to metoda polegająca na rozliczaniu kosztów uzyskania przychodów w podziale na koszty bezpośrednie, związane z przychodami danego roku podatkowego, oraz koszty pośrednie, które - co do zasady - ewidencjonuje się w dniu ich poniesienia. Jednocześnie, koszty dotyczące przełomu roku, należy podzielić zgodnie z okresem, którego dotyczą.

Zgodnie z przepisami ustaw podatkowych koszty związane z wszelkimi wynagrodzeniami pracownika ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz przychody z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, wypłacane przez zakład pracy, uznaje się za koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracowników w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Inaczej uregulowana została kwestia kosztów składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę.

Zgodnie z ustawą PIT oraz ustawą CIT, kosztem uzyskania przychodów są składki ZUS, w części finansowanej przez płatnika, od wynagrodzeń pracowników w miesiącu, za który wynagrodzenia są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

• dla wynagrodzeń wypłacanych lub stawianych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów (tj. do 15. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzeń, gdyż taki termin wynika z art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych),
• jeśli wynagrodzenia są wypłacane lub stawiane do dyspozycji w miesiącu następnym - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

Powyższe koszty jeżeli jednak nie zostaną faktycznie opłacone, przestają być kosztem i powinny być wyksięgowane.