Samochód osobowy wykorzystywany jest prawie w każdym przedsiębiorstwie. Niestety sposób rozliczania wydatków związanych z jego zakupem i użytkowaniem nadal jest skomplikowany i często niełatwy do stosowania. Jednocześnie zasady definiowania i rozliczania wydatków w podatku dochodowym i podatku VAT choć podobne różnią się od siebie.
 

• Definicja samochodu osobowego

Ustawa o podatku VAT nie zawiera definicji samochodu osobowego. Wskazuje jednak na ograniczenia w odliczeniu kwoty podatku VAT z faktur dokumentujących poniesienie wydatków uzależniając je od rodzaju pojazdu i/lub jego przeznaczenia.
 

• Odliczenie podatku VAT – 50% i 100% VAT

Zasadniczo podatnik ma prawo do odliczenia 50% kwoty podatku VAT z faktur potwierdzających poniesienie wydatku na zakup pojazdu, spłatę rat leasingu i koszty związane z użytkowaniem – jest to zasada ogólna, od której jest jednak kilka wyjątków.
 
Ograniczenie 50% VAT nie ma zastosowania w przypadku gdy:
- pojazdy samochodowe są:
a) wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
b) konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
- do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.
 
W przypadku spełnienia określonych powyżej warunków podatnik ma prawo do odliczenia 100% podatku VAT od udokumentowanych wydatków z tytułu nabycia, rat oraz eksploatacji pojazdów.
 

•  Co oznacza wykorzystywanie pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej

Zgodnie z ustawą o VAT pojazdy wykorzystywane są wyłącznie w działalności gospodarczej gdy:
- konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne
lub
- sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
 

• Pojazdy, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą

Do pojazdów samochodowych, o których mowa powyżej należą:
1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
3) pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
a) agregat elektryczny/spawalniczy,
b) do prac wiertniczych,
c) koparka, koparko-spycharka,
d) ładowarka,
e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
f) żuraw samochodowy
- jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.
 
Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych powyżej potwierdza się w następujący sposób:
1) pkt 1 i 2 stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań;
2) pkt 3 stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.
 

• Pojazdy nie będące pojazdami ciężarowymi oraz pojazdami, których konstrukcja wyklucza użycie na cele prywatne, a których sposób wykorzystywania przez podatnika wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą

Jest to kolejna kategoria pojazdów, na którą ponoszone wydatki po spełnieniu określonych warunków mogą uprawniać do rozliczenia Vat z faktur w 100%.
 
Aby podatnik mógł skorzystać z odliczenia Vat w 100% zobowiązany jest spełnić poniższe warunki:
1/ posiadać dokumentację (regulamin), który zawiera odpowiednie procedury określające zasady użytkowania pojazdu, w szczególności zawiera procedury wykluczające użycie pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą,
2/ podatnik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu,
3/ zgłosić sposób korzystania z samochodu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z pojazdem.
Warunku określonego w pkt. 2 i 3 nie mają obowiązku stosować podatnicy w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:
*  odprzedaży,
* sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
* oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze,
- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.
 

• Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia korzystania z pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
 
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd - dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
 
W przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa pkt 4:
1) jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;
2) obejmuje:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel udostępnienia pojazdu,
c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.
 

• Podsumowanie warunków uprawniających do pełnego odliczenia VAT

 
Podatnik nabywający pojazdy samochodowe oraz ponoszący wydatki z tytułu rat leasingowych, kosztów eksploatacji i innych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu ma prawo do odliczenia VAT w wysokości 50% VAT naliczonego na fakturze.
 
Natomiast prawo do odliczenia VAT w wysokości 100% przysługuje w przypadku wydatków związanych z pojazdami:
 
1/ konstrukcyjnie przeznaczonymi do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,
 
2/ których konstrukcja pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne, takimi jak np.:
*) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
- klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
- z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
*) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
Przy czym spełnienie wymagań dla tych pojazdów stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań;
 
3/ pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
*) agregat elektryczny/spawalniczy,
*) do prac wiertniczych,
*) koparka, koparko-spycharka,
*) ładowarka,
*) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
*) żuraw samochodowy
- jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.
 
4/ inne samochody (głównie osobowe) pod warunkiem:
- posiadania dokumentacji (regulaminu), który zawiera opis sposobu wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, w tym zapisy wskazujące na brak możliwości użycia ich do celów innych niż służbowe
- prowadzona ewidencji przebiegu pojazdu
- zgłoszenia sposobu korzystania do naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z pojazdem.
 
5/ inne samochody (głównie osobowe) pod warunkiem, że wydatki na nie poniesione zostały wyłącznie w celu:
-  odprzedaży,
- sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
- oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.
W przypadku oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze jeżeli stanowi to przedmiot działalności podatnika w naszej ocenie podatnik powinien posiadać regulamin użytkowania pojazdu lub inny dokument potwierdzający wyłącznie użytek na cele związane z działalnością gospodarczą.