Można uznać, że samochód to obecnie niezbędne „narzędzie w działalności gospodarczej.
Samochód nie musi być własnością firmy – może być wynajmowany lub leasingowany. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności mogą również wykorzystywać prywatny samochód w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.
Sposób dysponowania samochodem, sposób finansowania zakupu a przede wszystkim  sposób jego wykorzystania (przeznaczenie) mają istotny wpływ na rozliczanie kosztów.

• Definicja samochodu osobowego:

Podatkowa definicja samochodu osobowego nie jest tożsama z potocznym rozumieniem tego pojęcia ani nawet regulacjami zawartymi w przepisach ustawy z 20.06.1997 r. – Prawo o ruchu drogowym. Samochodem osobowym jest bowiem pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą. Prawo o ruchu drogowym przewiduje jednak liczne wyjątki od tej zasady. Wyjątki te powinny być udokumentowane zaświadczeniem o dodatkowym badaniu technicznym wydanym przez stację kontroli pojazdów oraz wpisem w dowodzie rejestracyjnym pojazdu, przy czym w przypadku pojazdów specjalnych wystarczy posiadanie odpowiedniego wpisu w dowodzie rejestracyjnym pojazdu.
Nie są samochodami osobowymi:
– pojazdy samochodowe mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, zaklasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju wielozadaniowy, van, lub pojazdy z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
– pojazdy samochodowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
– pojazdy specjalne, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach (dla agregatów elektrycznych/spawalniczych, do prac wiertniczych, koparki, koparko-spycharki, ładowarki, podnośnika do prac konserwacyjno-montażowych, żurawi samochodowych);
– pojazdy samochodowe określone w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług, a więc stosownym rozporządzeniu Ministra Finansów wyłączającym z zakresu pojęcia samochodu osobowego pewne kategorie pojazdów.

• Prywatny samochód osobowy użytkowany w firmie

W przypadku wykorzystywania w działalności prywatnego samochodu osobowego lub innego, podatnikowi przysługuje prawo do rozliczenia w kosztach działalności 20% kosztów jego eksploatacji. Podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia kilometrówki.
Koszt uzyskania przychodu oblicza się w następujący sposób: kwota netto + połowa VAT * 20%. W przypadku gdy przedsiębiorca nie jest podatnikiem podatku vat wysokość kosztów 20% liczymy od kwoty brutto.
Samochód prywatny nie stanowi majątku firmowego, nie zostaje wprowadzony do środków trwałych,  podatnik nie ma prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Dochód ze sprzedaży takiego samochodu zakładając, że poprzednio również nie był majątkiem firmy nie stanowi dochodu z działalności gospodarczej co oznacza, że po pół roku od nabycia samochodu podlega zwolnieniu.
Powyższy sposób użytkowania dotyczy wyłącznie podatników opodatkowanych podatkiem od osób fizycznych, co oznacza że nie dotyczy wspólników spółek prawa handlowego.

• Wartość początkowa auta i limity stanowiące ograniczenie kosztów

Wartością początkową samochodu jest zwykle cena jego nabycia. Przez wartość nabycia rozumie się kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania tego środka trwałego do używania. Kwotę tę pomniejsza się o VAT w części podlegającej odliczeniu, pozostała zaś jego część zaliczana jest do wartości początkowej.
Ustawodawca wprowadził szereg ograniczeń związanych z możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z wykorzystywaniem w działalności samochodów osobowych. Przy czym największe znaczenie ma limit wartości samochodu, który jest dwojaki – 150 000 zł dla samochodów osobowych i wyższy 225 000 zł dla samochodów osobowych z napędem elektrycznym.
W dalszej części wpisu dla ułatwienia posługujemy się analizą samochodu nie będącego samochodem elektrycznym – samochodu ograniczonego limitem 150 000 zł.
Przed rozpoczęciem użytkowania samochodu osobowego podatnik podejmuje decyzję o jego przeznaczeniu – do wyboru ma przeznaczenie wyłącznie do działalności gospodarczej lub wybór sposobu mieszanego zakładającego użytek zarówno służbowy jak i prywatny.
W przypadku decyzji o mieszanym sposobie użytkowania pojazdu przez czynnego podatnika VAT podstawą wyliczenia proporcji jest wartość netto powiększona o 50% nieodliczonego podatku VAT. Tak wyliczona wartość jest podstawą do ustalenia proporcji do określonego dla auta limitu – 150 000 zł lub 225 000 zł dla pojazdów elektrycznych.
W przypadku przeznaczenia samochodu wyłącznie dla celów służbowych podstawą do wyliczenia proporcji jest wartość netto samochodu ponieważ Vat podlega odliczeniu w całości.

• Użytek służbowy czy mieszany

Jak wskazano wyżej w przypadku nabycia, wniesienia lub rozpoczęcia wynajmu/leasingu samochodu osobowego podatnik podejmuje decyzję o tym czy samochód zostanie przeznaczony wyłącznie do użytku służbowego czy do celów mieszanych.
W przypadku użytku wyłącznie służbowego (w działalności gospodarczej) podatnik zobowiązany jest zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego, ustalić zasady użytkowania pojazdu oraz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Z określonych zasad musi jasno wynikać, że samochód nie będzie wykorzystywany dla celów nie związanych z działalnością gospodarczą
Warto dodać, iż wynajem samochodów jest wprost uważany jako wykorzystywanie ich wyłącznie na cele działalności gospodarczej i umożliwia korzystanie z określonych preferencji podatkowych umożliwiających zaliczenie wyższych kwot wydatków do kosztów podatkowych.
Fakt przeznaczenia auta na cele mieszane, który wskazuje że samochód będzie przeznaczony zarówno do użytku w działalności (służbowego) jak i prywatnego nie podlega żadnemu zgłoszeniu do urzędu skarbowego.

• Samochód osobowy w środkach trwałych

Samochód osobowy może stać się środkiem trwałym przedsiębiorstwa poprzez jego zakup, aport (w przypadku spółek) lub wniesienie z majątku prywatnego w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
Jak już wspomniano przed rozpoczęciem użytkowania przedsiębiorca powinien podjąć decyzję czy samochód wykorzystywany będzie w 100% w działalności gospodarczej czy też częściowo użytkowany będzie prywatnie (sposób mieszany).
W przypadku  decyzji o mieszanym sposobie użytkowania samochodu przedsiębiorca może rozliczać koszty w wysokości:
* 75% wydatków eksploatacyjnych liczonych od podstawy jak w przypadku użytkowania prywatnego auta. Do wydatków eksploatacyjnych zaliczamy nabycie paliw silnikowych, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i części zamienne, wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy, opłaty za przejazd autostradą, badania diagnostyczne, abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie, czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu, remont powypadkowy samochodu,
* koszty amortyzacji samochodu w wysokości uzależnionej od wartości auta. W przypadku gdy jego wartość przekracza 150 000 zł podstawą amortyzacji podatkowej jest wartość wyliczona w proporcji wartości auta do 150 000 zł,
Jeśli wartość pojazdu nie przekracza 10 000 zł, podatnik ma możliwość dokonania jednorazowej amortyzacji lub rozliczenia takiego zakupu bezpośrednio w kosztach działalności. W przypadku gdy wartość pojazdu przekracza tą kwotę zakupione auto podlega amortyzacji według stawki 20% lub 40% dla aut używanych, przy czym auto może zostać uznane za używane, jeśli przed nabyciem  było używane przez poprzedniego właściciela przez okres co najmniej 6 miesięcy,
* koszty podatkowe ubezpieczenia samochodu liczone są w dwojaki sposób. Ograniczenie kosztów do proporcji wartości samochodu analogicznie jak w przypadku kosztów amortyzacji dotyczy tych rodzajów ubezpieczeń samochodu, których składki kalkulowane są w oparciu o wartość samochodu. Poza zakresem tej regulacji pozostaje np. obowiązkowe ubezpieczenie OC, oraz ubezpieczenie NNW,
* odsetki od kredytu na zakup samochodu są kosztem w całości ponieważ ograniczeniu kosztów do 150 000 zł podlega tylko wartość stanowiąca spłatę wartości auta.
W przypadku przeznaczenia samochodu wyłącznie do celów działalności gospodarczej podatnik zyskuje korzyść wyłącznie w zakresie rozliczenia w kosztach 100% wydatków eksploatacyjnych. Pozostałe ograniczenia stosuje bez zmian.
Wyłącznie w przypadku przeznaczenia samochodu na wynajem podatnika nie obowiązują limity kwotowe i uprawniony jest do zaliczenia zarówno całości wydatków eksploatacyjnych jak i amortyzacji oraz ubezpieczenia w koszty uzyskania przychodów.
O takim przypadku pisaliśmy już na naszym blogu: https://legis.com.pl/blog/samochody-przeznaczone-na-wynajem-podatek-dochodowy

• Leasing i najem samochodu osobowego

Wyróżnia się dwa rodzaje leasingu: finansowy oraz operacyjny. Różnica między nimi dotyczy własności auta i sposobu rozliczania kosztów przez leasingobiorcę.
W przypadku leasingu finansowego właścicielem auta jest leasingobiorca a sposób rozliczania kosztów jest podobny do rozliczania nabycia samochodu na kredyt.
Bardziej popularny wśród polskich przedsiębiorców jest leasing operacyjny, w przypadku którego samochód pozostaje własnością leasingodawcy a leasingobiorca płaci miesięczne raty leasingowe z tytułu korzystania z pojazdu. Leasing rozpoczyna opłata wstępna i zazwyczaj kończy opłata stanowiąca wykup pojazdu. Koszty najmu i użytkowania samochodu wynajmowanego rozliczane są zasadniczo w taki sam sposób jak koszty samochodu w leasingu operacyjnym.
Analogicznie jak w przypadku wpisania auta do ewidencji środków trwałych w przypadku leasingu operacyjnego i najmu przedsiębiorca podejmuje decyzję o sposobie użytkowania pojazdu.
W wariancie mieszanym przedsiębiorca może rozliczać koszty w wysokości:
* 75% wydatków eksploatacyjnych liczonych od podstawy jak w przypadku użytkowania prywatnego auta. Do wydatków eksploatacyjnych zaliczamy nabycie paliw silnikowych, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i części zamienne, wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy, opłaty za przejazd autostradą, badania diagnostyczne, abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie, czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu, remont powypadkowy samochodu,
* wysokość zaliczenia do kosztów podatkowych rat leasingowych uzależniona jest od wartości auta. W przypadku gdy jego wartość przekracza 150 000 zł w koszty podatkowe zalicza się  ratę liczoną w proporcji wartości auta do 150 000 zł. Powyższy sposób dotyczy wszystkich rat od opłaty wstępnej przez raty w trakcie leasingu.  nie dotyczy wykupu auta, który jest odrębną transakcją,
* raty odsetkowe są kosztem w całości, nie podlegają ograniczeniu,
* koszty podatkowe ubezpieczenia samochodu liczone są liczone w dwojaki sposób. Ograniczenie kosztów do proporcji wartości samochodu analogicznie jak w przypadku kosztów amortyzacji dotyczy tych rodzajów ubezpieczeń samochodu, których składki kalkulowane są w oparciu o wartość samochodu. Poza zakresem tej regulacji pozostaje np. obowiązkowe ubezpieczenie OC, oraz ubezpieczenie NNW
W przypadku przeznaczenia leasingowanego lub wynajmowanego samochodu osobowego wyłącznie do użytku służbowego podatnik zyskuje możliwość zaliczenia 100% wydatków eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodów. Pozostałe wydatki podlegają ograniczeniom do limitu jak w przypadku przeznaczenia na cele mieszane.
W tym przypadku nawet przeznaczenie samochodu na dalszy wynajem nie daje możliwości zaliczenia większych kwot wydatków i kosztów do kosztów uzyskania przychodów.

• Prywatne wykorzystanie służbowych samochodów przez pracowników

Przyjmuje się, że przychody po stronie pracownika powstawać będą wówczas, gdy powierzony pojazd służbowy będzie on wykorzystywał do celów prywatnych, niezwiązanych z obowiązkami pracowniczymi. Jeżeli udostępnienie samochodu do celów prywatnych następować będzie nieodpłatnie to świadczenie wyceniane będzie ryczałtowo.
Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości 250 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy do 60 kW i pojazdów elektrycznych , a 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów . W przypadku prywatnego wykorzystywania samochodu przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień (1/30 kwot ryczałtowych).
W przypadku częściowej odpłatności za użytkowanie samochodu przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością ryczałtową a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.