Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest też podstawą prawidłowego rozliczenia podatku.

 

Podatnicy podatku od towarów i usług mają obowiązek dokumentować za pośrednictwem faktur VAT:

• sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług na rzecz:

- innego podatnika podatku VAT lub

- podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub

- osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

• sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnych charakterze, osoba prawna niebędąca podatnikiem. Może to być w szczególności osoba fizyczna niebędąca podatnikiem podatku VAT, czyli konsument z innego kraju UE

• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, osoba prawna niebędąca podatnikiem

• otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub wykonaniem usługi, czyli w przypadku otrzymania zaliczki.

 

Zasadniczo nie ma obowiązku wystawiania faktur vat na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Od zasady tej istnieją wyjątki:

• sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju i na terytorium kraju,

• wewnątrzwspólnotowa dostawy nowych środków transportu,

• sytuacji, w której nabywca (konsument) zażąda wystawienia faktury. Takie żądanie musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

 

W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer NIP podatnika.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ww zasady organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

 

Faktura vat powinna zawierać co najmniej następujące elementy:

* datę wystawienia;

* kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

* imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

* numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku – w przypadku faktur wystawianych na rzecz podatników VAT

* datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

* nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

* miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

* cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

* kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

* wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

* stawkę podatku;

* sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

* kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

* kwotę należności ogółem;

* w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których stosuje się metodę kasową - wyrazy "metoda kasowa";

* w przypadku faktur, w odniesieniu do których stosuje się samofakturowanie - wyraz „samofakturowanie";

* w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie";

* w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy "mechanizm podzielonej płatności", przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;

* w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;

 

Sposób wystawiania faktur:

* w formie „tradycyjnej” faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

* w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy

 

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

 

Termin wystawienia faktury:

1) Fakturę wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. To zasada ogólna, mająca wiele wyjątków.

W odniesieniu do poniższych czynności fakturę należy wystawiać:

• 30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,

• 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych,

• 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług),

• z upływem terminu płatności (z wyjątkiem usług stanowiących import usług) – w przypadku:

• o dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
• o świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych
• o wymienionych świadczenia usług wymienionych w 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy o VAT
• o świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
• o świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
• o stałej obsługi prawnej i biurowej
• o dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

• 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją. Przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Uwaga! Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie, zarówno papierowej, jak i elektronicznej, niezależnie od formy, w jakiej zostały otrzymane lub wysłane do nabywcy.

Administracja skarbowa akceptuje praktykę polegającą na skanowaniu faktur otrzymanych w formie papierowej i archiwizowaniu ich w formie elektronicznej. Należy je przechowywać w nieedytowalnym formacie, na przykład PDF, JPG, TIFF, w podziale na okresy rozliczeniowe, z możliwością wydrukowania. Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci.

W najnowszych interpretacjach organy podatkowe zgadzają na zniszczenie papierowego oryginału po jego digitalizacji (zeskanowaniu w celu przechowywania w formie elektronicznej). Jeśli chcesz wdrożyć podobne rozwiązanie, warto wystąpić wcześniej o indywidualną interpretację podatkową.

Można też drukować faktury elektroniczne i przechowywać w formie papierowej.

Pamiętaj! Gdy przechowujesz faktury, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, musisz zapewnić autentyczność pochodzenia faktur, integralność ich treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.