Zatrudniając pracowników na umowę o pracę pracodawca musi zdawać sobie sprawę z szeregu obowiązków, które się z tym wiążą. Poza dokumentacją związaną z zatrudnieniem pracownika pracodawca musi posiadać i aktualizować dokumentację związaną z zasadami organizacji pracy oraz prowadzić dodatkowe ewidencje.

Częściowo obowiązki zróżnicowane są pod względem wielkości zatrudnienia jednak większość obowiązków jest wspólna dla wszystkich pracodawców niezależnie od ilości zatrudnionych osób.

1/ W zakresie ewidencji pracodawca obowiązany jest prowadzić:

• kartę ewidencji czasu pracy,
• ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty
• ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację.

2/ W zakresie rejestrów pracodawca obowiązany jest prowadzić:

• rejestr wypadków przy pracy,
• rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby,
• rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy.

3/ Rodzaje wykazów, których konieczność prowadzenia może wynikać z charakteru prowadzonych prac w zakładzie:

• wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych,
• wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie,
• wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym,
• wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby.
• każdy pracodawca prowadzi wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.

Wszystkie powyższe rejestry i wykazy są bardzo ważne jednak tym, który weryfikowany jest nieomal zawsze podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy jest ewidencja czasu pracy. Pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy, która powinna obejmować pracę:

• w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta,
• w porze nocnej,
• w godzinach nadliczbowych oraz
• w dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także
• podczas dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Celem ewidencji czasu pracy jest umożliwienie kontroli przestrzegania norm dotyczących czasu pracy oraz możliwość sprawdzenia prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Ustawodawca wprowadził dodatkowe obowiązki dla pracodawców, którzy zatrudniają 50 lub więcej pracowników. Dwa najważniejsze z nich to:

• obowiązek posiadania regulamin pracy
• obowiązek stworzenia Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy musi przygotować dodatkową informację o systemach i rozkładach czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy dla pracowników. Formą, w jakiej powinien tego dokonać jest obwieszczenie.

Na zakończenie należy wskazać, iż pracodawca, który:

nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, akt osobowych,
pozostawia dokumentację pracowniczą oraz akta w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
– podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 0000 zł