Pracodawca dokonujący wypłaty wynagrodzeń występuje w roli płatnika składek na ubezpieczenia społeczne oraz płatnika zaliczki na podatek dochodowy.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawierają regulacje dotyczące m.in. należnych pracownikowi kosztów uzyskania przychodów, które pomniejszają podstawę opodatkowania oraz określają skalę podatkową, według której należy naliczać zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń podatników.

Na wypłatę miesięcznego wyliczenia wynagrodzenia netto dla pracownika główny wpływ mają dwa następujące „parametry podatkowe”:

• koszty uzyskania przychodów,
• skala podatkowa i kwota zmniejszająca podatek.

Koszty uzyskania przychodów:

Miesięczne koszty uzyskania przychodów wynoszą:

• 250 zł miesięcznie – jeżeli pracownik zamieszkuje w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy;
• 300 zł miesięcznie – jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Aby móc korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, pracownik powinien spełnić łącznie poniższe warunki:

• jego miejsce zamieszkania musi być położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy;
• nie otrzymuje dodatku za rozłąkę;
• nie otrzymuje zwrotu kosztów dojazdów lub dostaje, ale pracodawca dolicza je do dochodów opodatkowanych;
• złożył u pracodawcy oświadczenie o spełnianiu ww. wymogów.

Kwota zmniejszająca podatek:

Kwota zmniejszająca podatek, to kwota o którą pomniejsza się zaliczkę na podatek należny od wynagrodzenia pracownika – tym samym wynagrodzenie netto pracownika jest wyższe.
Jeżeli pracownik złożył oświadczenie PIT-2, wyliczoną zaliczkę na podatek dochodowy zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 rocznej kwoty zmniejszającej podatek. Do końca 2021 była to miesięczna kwota 43,76 zł, od 1 stycznia 2022 do 30 czerwca 2022 r. kwota ta wzrosła i wynosiła 425 zł miesięcznie, od 1 lipca kwota wynosi 300 zł miesięcznie (kwota roczna wynosi 3 600 zł).

W PIT-2 pracownik oświadcza, że:

• nie otrzymuje emerytury lub renty;
• nie uzyskuje dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
• nie osiąga dochodów z działalności gospodarczej lub z najmu lub dzierżawy;
• nie otrzymuje świadczeń wypłacanych z FP lub FGŚP;
• pracodawca jest właściwy do stosowania kwoty zmniejszającej podatek.

Skutki podwójnej wypłaty wynagrodzenia w miesiącu

Najczęściej podwójna wypłata wynagrodzeń dla pracowników dokonywana jest w grudniu – na początku grudnia jako wypłata wynagrodzenia za listopad oraz na koniec miesiąca jako wypłata wynagrodzenia za grudzień. Często przedsiębiorcy są zobowiązani do dokonania takiej wypłaty z uwagi na przyjęty sposób rozliczenia lub konieczność finansowego zamknięcia (zbilansowania) danego roku kalendarzowego.

Jeżeli pracownik otrzyma dwie wypłaty wynagrodzenia w jednym miesiącu (za miesiąc poprzedni oraz za miesiąc bieżący), to wypłaty te są jego przychodem ze stosunku pracy, który uzyskał w ciągu jednego miesiąca. Pracodawca przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy może odliczyć tylko jedne miesięczne koszty uzyskania przychodu i jedną miesięczną kwotę zmniejszającą podatek. W konsekwencji, przy wypłacie drugiego wynagrodzenia (ostatniego dnia miesiąca) w jednym miesiącu zaliczka na podatek dochodowy może być wyższa, niż gdyby wypłata nastąpiła w miesiącu kolejnym. Zaliczka na podatek dochodowy jest pokrywana z wynagrodzenia pracownika, stąd różnica w wysokości otrzymanego wynagrodzenia.

Bardzo często takie zmniejszenie wynagrodzenia jest „przejściowe” a pracownik „odzyskuje” wynagrodzenie w rocznym rozliczeniu podatkowym. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony przez cały rok u tego samego pracodawcy a przesunięcie wynagrodzenia ma charakter stały – co oznacza, że pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia w styczniu danego roku i ostatecznie dwie wypłaty w grudniu zamykają rok kalendarzowy i 12 miesięcy w danym roku.

Przykład naliczenia wynagrodzenia w dwóch wariantach:

wariant 1 z kwotą wolną i kosztami uzyskania przychodów – pierwsza wypłata w miesiącu

• wynagrodzenie brutto 4 000 zł
• koszty uzyskania przychodów 250 zł
• kwota zmniejszająca podatek 300 zł
• podatek dochodowy 84 zł
• wynagrodzenie netto 3 056,96 zł

wariant 2 bez kwoty wolnej i kosztów uzyskania przychodów – druga wypłata z miesiącu

• wynagrodzenie brutto 4 000 zł
• koszty uzyskania przychodów 0 zł
• kwota zmniejszająca podatek 0 zł
• podatek dochodowy 414 zł
• wynagrodzenie netto 2 726,96 zł

Podsumowując, w przypadku dwóch wypłat w danym miesiącu pracodawca przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy może odliczyć tylko jedne miesięczne koszty uzyskania przychodu i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek. Przez to drugie wynagrodzenie do wypłaty jest niższe, jednak zazwyczaj w rozliczeniu rocznym pracownik może skorygować kwotę wolną i koszty do wysokości należnych w roku kalendarzowym wysokości.