Od 1 stycznia 2013 r. w niektórych przypadkach podatnicy mogą dokumentować sprzedaż fakturami o znacznie ograniczonej treści - fakturami uproszczonymi. Takie faktury można wystawiać, jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł (albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro).

Z dniem 1 stycznia 2020 r. zmieniły się zasady wystawiania faktur do paragonów fiskalnych. Zgodnie z nowymi regulacjami w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, potwierdzonej paragonem fiskalnym, fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ten zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, dalej zwany „numer NIP nabywcy”. Jeśli podatnik wystawił fakturę z naruszeniem wyżej powołanych warunków, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.

Zmiana przepisów spowodowała, że wiele firm zaczęło stosować faktury uproszczone, które do tej pory rzadko były przez podmioty gospodarcze wystawiane. Pojawiło się wiele wątpliwości i problemów praktycznych, które po zaledwie dziesięciu miesiącach oczekiwania Ministerstwo Finansów częściowo rozwiało. I tak w dniu 16 października 2020 roku wydało objaśnienia podatkowe, które „dotyczą uznawania paragonów fiskalnych z numerem NIP nabywcy do wartości 450 zł (100 Euro) za faktury uproszczone oraz zasad ewidencjonowania faktur uproszczonych w nowym JPK_VAT”.

Prawo do wystawienia faktury uproszczonej

Zgodnie z treścią objaśnień w przypadku transakcji sprzedaży zawieranych pomiędzy podmiotami gospodarczymi na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro), sprzedawca ma prawo udokumentowania jej paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, czyli fakturą uproszczoną. Uprawnienia sprzedawcy w tym zakresie nie powinny naruszać uprawnień nabywcy w zakresie prawa do otrzymania od razu standardowej faktury dla takiej transakcji, bez konieczności dokumentowania jej paragonem fiskalnym.

Jednocześnie, w przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną - paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).

Jeżeli nabywca chce otrzymać fakturę standardową dokumentującą sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł albo 100 euro, wówczas nabywca powinien wyrazić swoje żądanie zanim sprzedawca zafiskalizuje sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej. W takim przypadku sprzedawca nie powinien ujmować sprzedaży na kasie rejestrującej, tylko powinien wystawić nabywcy fakturę standardową, według przepisów dotyczących wystawiania faktur.

Należy przy tym podkreślić, że co do zasady kasy rejestrujące służą do ewidencjonowania sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Ujmowanie na kasach rejestrujących sprzedaży na rzecz podatników jest dopuszczalne przepisami ustawy o VAT, stanowi to jednak pewien wyjątek od zasady.

Prawo do wystawienia faktur zbiorczych

Na podstawie obecnie obowiązujących przepisów brak jest możliwości wystawienia faktur zbiorczych do paragonów fiskalnych stanowiących faktury uproszczone. Skoro paragony te uznane są za faktury, to nie ma możliwości wystawienia faktury zbiorczej do faktury. Faktura zbiorcza może dokumentować sprzedaż towarów lub usług z danego miesiąca czy innego okresu rozliczeniowego, natomiast nie może dokumentować sprzedaży już zafakturowanej.

Na gruncie przepisów ustawy o VAT możliwe jest jedynie wystawianie faktur zbiorczych do paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro), posiadających numer NIP nabywcy, gdyż takie paragony fiskalne nie stanowią faktury.

Numer faktury na paragonie z NIP do kwoty 450 zł.

Paragon fiskalny uznany za fakturę uproszczoną musi zawierać podstawowe dane określone w przepisach ustawy o VAT, w tym m.in. „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”. W przypadku paragonów fiskalnych, to numer paragonu fiskalnego jest numerem, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon z NIP do kwoty 450 zł jako fakturę uproszczoną.

Numer paragonu fiskalnego jest kolejnym elementem paragonu umieszczonym po łącznej wartości sprzedaży brutto, przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera.

Korekta niezamierzonej pomyłki w zakresie wprowadzonego numeru NIP.

W zależności od charakteru błędu w numerze NIP nabywcy na paragonie fiskalnym dopuszcza się możliwość wystawienia noty korygującej do:

• wystawionej do paragonu faktury,
• paragonu fiskalnego będącego fakturą uproszczoną.

Wystawiona nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury/faktury uproszczonej.

Niezamierzony błąd w numerze NIP nabywcy oznacza oczywistą pomyłkę, tj. m.in. brak jednej cyfry, przestawienie cyfr bądź pomyłkę w jednej cyfrze i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego numeru NIP na paragonie fiskalnym, czy zmianą widniejącego na paragonie numeru NIP na numer NIP innego podatnika.

Faktura do paragonu fiskalnego na kwotę powyżej 450 zł zawierającego numer NIP z błędem powinna być wystawiona z takim samym błędnym numerem NIP i następnie do tej faktury może być wystawiona przez nabywcę nota korygującą z prawidłowym numerem NIP lub przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP.

W przypadku paragonu fiskalnego do kwoty 450 zł zawierającego numer NIP nabywcy z błędem, może być wystawiona przez nabywcę nota korygująca z prawidłowym numerem NIP lub przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP.

Nie można dokonać korekty w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym nie umieszczono numeru NIP nabywcy, ponieważ paragon bez numeru NIP nabywcy nie może być uznany za fakturę uproszczoną i nie mają wtedy zastosowania przepisy dotyczące korekt faktur uproszczonych.

Zgodnie z informacjami znajdującymi się na stronie Ministerstwa Finansów z dnia 4 listopada 2020 roku „startują konsultacje podatkowe dotyczące faktur uproszczonych”. Ministerstwo Finansów najwidoczniej widzi problem ze stosowaniem uproszczeń na tyle duży, że zaistniała konieczność konsultacji w tym zakresie.