_default.jpg

Przechowywanie dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej

Przechowywanie dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej

Przepisy prawa w niektórych przypadkach ściśle określają jaki czas należy przechowywać konkretne dokumenty, a w innych choć nie jest konieczne, to lepiej się na to zdecydować – choćby w celach dowodowych.

Według ogólnych zasad dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego, z którym są związane. Oznacza to, że np. dokumenty, które posłużyły do wypełnienia zeznania PIT za 2012 rok należy przechowywać do końca 2018 roku. Przykładowo, obowiązek rozliczenia podatku dochodowego za rok 2016 mija na koniec kwietnia 2017 roku. Zatem, w praktyce dokumenty podatkowe za rok 2016 będziemy mogli zniszczyć dopiero na początku 2023 roku (koniec roku w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe to koniec 2017, do tego doliczamy 5 lat, czyli 31 grudnia 2022 roku upływa termin przedawnienia, a dnia następnego możemy zacząć wyrzucać).

Podstawowe okresy przechowywania dokumentów prezentują się następująco:

·         zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowywanie trwałe,

·         księgi podatkowe i rachunkowe - 5 lat,

·         dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

·         dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

·         dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

·         dowody księgowe i dokumenty księgowe - 5 lat,

·         książkę serwisową trzeba przechowywać przez cały okres korzystania z kasy fiskalnej oraz przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego,

·         ewidencje środków trwałych i wyposażenia - w przypadku środków, które podlegają amortyzacji (stopniowe wrzucanie w koszty wartości danego zakupu) dokumenty jej dotyczące najlepiej przechowywać jeszcze dłużej niż wspominane na początku 5 lat. Tutaj termin przechowywania liczy się od końca roku, w którym przedsiębiorca po raz ostatni zaliczył odpisy amortyzacyjne w koszty uzyskania przychodów. Sprawia to, że w praktyce dokumenty dotyczące amortyzowanego sprzętu powinny się znajdować w firmie przez kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat.

·         płatnik składek od 2019 r. jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lub 10 lat lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Taki sam termin powinien być zachowany dla przechowywania akt osobowych pracownika. 10-letni okres przechowywania akt osobowych obejmie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca będzie miał wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeżeli pracodawca dokona wyboru 10-letniego okresu przechowywania, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny. Wówczas były pracownik otrzyma informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru oraz informację o swoim stanie konta. Karty wynagrodzeń pracowników lub też ich odpowiedniki należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

Za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji grozi m.in. odpowiedzialność karnoskarbowa.