_default.jpg

Prywatne auto pracownika wykorzystywane służbowo – cz. 1 ryczałt

W wielu przedsiębiorstwach do celów związanych z działalnością gospodarczą używa się różnego rodzaju samochodów nie zawsze będących własnością firmy. Pracodawca  może umówić się z pracownikiem aby ten korzystał z własnego samochodu do celów służbowych przy czym koszty używania prywatnego samochodu mogą być zwracane pracownikowi na dwa sposoby: poprzez miesięczny ryczałt pieniężny albo na podstawie faktycznie przejechanych przez niego kilometrów.

Warunki wzajemnych rozliczeń z tego tytułu zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W pierwszym przypadku (ryczałt) zwrot kosztów następuje na podstawie zawartej z pracownikiem umowy cywilnej, w terminach miesięcznych, w formie ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Podstawą obliczenia poniesionych przez pracownika kosztów jest składane przez niego co miesiąc pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych. W w/w rozporządzeniu określony został maksymalny miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, uzależniony od liczby mieszkańców w gminie lub w mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten ustala pracodawca, przy czym nie może on przekroczyć:

300 kilometrów – gminy do 100 tys. mieszkańców,
500 kilometrów – gminy powyżej 100 tys. mieszkańców,
700 kilometrów – gminy powyżej 500 tys. mieszkańców.
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Na ustalenie kwoty ryczałtu nie ma wpływu wysokość faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków z tytułu korzystania w pracy z prywatnego samochodu, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i nie ma też obowiązku gromadzenia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Podstawą do zaliczenia do kosztów podatkowych dla pracodawcy jest umowa o wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych pracownika, a także oświadczenie pracownika o używaniu samochodu do celów służbowych.

 

Kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy - niezależnie od wysokości tych kwot. Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych jest zwolniony z podatku jedynie wtedy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów albo możliwość zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (pracownicy Służby Leśnej i listonosze).
Inaczej jest, jeśli chodzi o odprowadzenie od tych kwot składek na ubezpieczenie społeczne. Kwoty zwracane pracownikom są zwolnione do wielkości przedstawionych wyżej limitów. Składki te naliczane są dopiero po przekroczeniu określonego prawem limitu kilometrów, jednak tylko od sumy przewyższającej ten przydział.